Pořádání akcí

Organizace důležitých akcí hraje velmi významnou roli při provádění komunikační strategie organizace.

K tomu, aby důležitá akce prošla kvalitně, je nutná pečlivá organizační příprava: stanovení cíle akce, promyšlení složení účastníků, vytvoření scénáře, rozeslání pozvánek. Nezbytné je získat souhlas hlavních účastníků, připravit sál nebo jiné místo konání, a také vzít v úvahu mnoho dalších důležitých drobností.

Při provádění akcí agentura postupuje podle následujícího schématu:

1. Výběr místa konání akce.

Místo konání akce má řadu vlastností, které mohou být prezentovány dobře nebo špatně. Vzhledem k tomu musí vyhovovat řadě předem předložených požadavků.

2. Reklama a informování o události.

Zahrnuje přípravu a distribuci pozvánek, informační kampaň v médiích týkající se nadcházející akce a předběžná PR publicita v tisku. K tomu se používají takové nástroje, jako jsou pozvánky, tiskové zprávy, výroba a distribuce suvenýrů atd.

3. Prezentace informací o této akci.
4. Pořádání samotné akce.
5. Vyhodnocení a využití výsledků.

Forma hodnocení a využití výsledků znamená intenzivní práci se všemi účastníky akce po jejím konání – formou telefonních hovorů, pozvánek k osobnímu jednání apod.